זרמומיה
ופתאום הכול עובד.
מיפוי תהליכים ואוטומציה
ממצאים ותוכנית עבודה
משרד להחזרי מס עם 7 עובדים ו־1,500–2,000 תיקים בשנה
השורה התחתונה
הכאב המרכזי הוא מעקב אחרי לידים: מבטיחים לחזור – ולא חוזרים, אין מעקב שיטתי ואין מדדים. מתחילים במעקב לידים אוטומטי, סיכומי שיחה ב־AI ודשבורד מנכ״ל שמראה את כל התהליך במבט אחד – הכול באוויר לפני העונה.העסק במספרים
הערכות הבעלים משאלון ההיכרות. מדידת נקודת פתיחה אמיתית היא הצעד הראשון.
7
עובדים: 3 נציגי מכירות, בק־אופיס, הנהלת חשבונות וגבייה
1,500–2,000
תיקים בשנה, עם שיא בתחילת השנה
2–3 שב׳
מהחתימה ועד שהלקוח מקבל עדכון
15–20
שיחות "מה קורה עם התיק שלי?" בכל שבוע
3–6 ח׳
של שקט מול הלקוח אחרי ההגשה
~20%
מהלקוחות צריכים כמה תזכורות כדי לשלוח מסמכים
מה מצאנו בתוך המערכת הקיימת
על סמך סקירה של ה־CRM כפי שהוא מוגדר היום
1,183
תיקים תקועים בשלב "חדש"
11
משתמשים לא פעילים שעדיין רשומים
~386
תיקים שנסגרו כ"לא זכאי" בשנה אחת
0
אוטומציות פעילות – כל המעקב ידני
רוב הפתרון הוא להפעיל כלים שהלקוח כבר משלם עליהם – אוטומציות ב־CRM והקלטת שיחות כבר כלולות. מהיר יותר, זול יותר, ובלי מערכת חדשה שהצוות צריך ללמוד.
נקודות כאב ופתרונות
לכל נקודת כאב – תיקון ושלב יישום
1
לידים שלא מקבלים מענהמבטיחים לחזור, אף אחד לא עוקב
הפתרוןתזכורת אוטומטית לכל ליד, התראה כשאין מענה, ורשימת שיחות יומית לכל נציג
שלב 1
2
שיחות לא מתועדותהצעד הבא נשאר בראש של הנציג
הפתרוןסיכום שיחה ב־AI נשמר ב־CRM, עם הצעד הבא ומועד לחזרה
שלב 1
3
אין תמונה כוללתאין מדדים לפניות, למענה ולסגירה
הפתרוןדשבורד מנכ״ל: כל המשפך במבט אחד, מהליד ועד הגבייה
שלב 1
4
לידים לא זכאים גוזלים זמןשיחת הסינון לא מדויקת מספיק
הפתרוןבקרת איכות ב־AI לשיחות הסינון + סינון מקדים קצר בוואטסאפ
שלב 2
5
שקט אחרי ההגשהחודשים בלי קשר, הרבה שיחות סטטוס
הפתרוןעדכוני סטטוס אוטומטיים, ובקשת המלצה כשהכסף מגיע
שלב 2
6
פנייה אקראית ללקוחות עבר~30% חוזרים, בלי שיטה
הפתרוןקמפיין חזרה שנתי ופנייה מתוזמנת ללקוחות רדומים
שלב 3
7
רדיפה אחרי מסמכים~20% צריכים תזכורות חוזרות
הפתרוןתזכורות אוטומטיות על מסמכים חסרים
שלב 3
זרמומיה · אבחון שירות ותפעול (דוגמה ללא פרטים מזהים)1 / 2